Die Fähigkeit von Teams, sich anzupassen und zu entwickeln, ist nicht nur wünschenswert, sondern essenziell. Speziell in Zeiten, in der sich Aufgaben, Strukturen, Projekte und Teams ständig wandeln. Eine Vorgehensweise, die immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist die gemeinsame Erarbeitung neuer oder verbesserter Prozesse und Strukturen innerhalb von Teams. Dieses Herangehen bietet eine Fülle von Vorteilen, von der Nutzung des Wissens aller Beteiligten, bis hin zur Förderung einer Kultur der Offenheit und Zusammenarbeit.
In diesem Blog-Beitrag betrachten wir, was die gemeinsame Gestaltung von Team-Strukturen und Ablaufprozessen so wertvoll macht.
Warum ist die gemeinsame Entwicklung von Strukturen und Prozessen so entscheidend?
Das gemeinsame Arbeiten eines Teams an seinen Prozessen und Strukturen hat enorme Vorteile. Es fördert nicht nur die Einbindung und das Engagement aller Teammitglieder, sondern führt auch zu effizienteren und effektiveren Arbeitsabläufen.
Nutzen
Förderung des Engagements und der Verantwortlichkeit
Sobald Teammitglieder in die Gestaltung von Prozessen und Strukturen einbezogen werden, fühlen sie sich verantwortlicher für deren Erfolg. Dies erhöht das Engagement und die Motivation, zum gemeinsamen Ziel beizutragen.
Nutzung kollektiver Intelligenz
Teams bestehen aus Individuen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Perspektiven. Die gemeinsame Arbeit ermöglicht es, diese Vielfalt zu nutzen, um kreative Lösungen zu finden und komplexe Probleme zu lösen. Die Schwarmintelligenz beschreibt ein Phänomen, dass Gruppen oftmals klügere Entscheidungen treffen können als Einzelpersonen, selbst wenn diese Experten sind. Durch die Einbeziehung des gesamten Teams in den Prozess der Neustrukturierung werden diverse Perspektiven und Ideen zusammengetragen, was zu innovativen Lösungen führt, die kein Einzelner hätte entwickeln können.
Vielfältige Ideen für robuste Lösungen
Jedes Teammitglied bringt seine Erfahrungen und Fachkenntnisse mit. Indem alle an der Gestaltung der neuen Teamstruktur mitwirken, wird sichergestellt, dass diese verschiedenen Stärken und Fähigkeiten optimal genutzt werden. Diese Vielfalt führt nicht nur zu einer robusten und umfassenden Lösung, sondern stärkt auch das Gefühl der Wertschätzung und Zugehörigkeit innerhalb des Teams. Eine Studie der Deloitte University hat herausgefunden, dass Teams, die aktiv Vielfalt und Inklusion fördern, produktiver und engagierter sind.
Erhöhung der Akzeptanz von Veränderungen
Veränderungen in Prozessen und Strukturen können auf Widerstand stoßen. Wenn Teammitglieder jedoch an der Entwicklung beteiligt sind, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie die Veränderungen akzeptieren und unterstützen.
Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit
Durch die gemeinsame Arbeit an Prozessen und Strukturen verbessert sich die Kommunikation innerhalb des Teams. Dies fördert ein besseres Verständnis und Vertrauen unter den Mitgliedern, was essentiell für eine effektive Zusammenarbeit ist.
Ein Gefühl für Mitverantwortung schaffen
Wenn Teammitglieder aktiv in den Entscheidungsprozess einbezogen werden, fühlen sie sich stärker für das Ergebnis verantwortlich. Diese Mitverantwortung motiviert nicht nur zu höherer Leistung, sondern fördert auch die Akzeptanz und Umsetzung der neuen Strukturen. Ein gemeinsam erarbeiteter Plan wird viel wahrscheinlicher von allen getragen und mit Energie vorangetrieben.
Steigerung von Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Teams, die gemeinsam an ihren Arbeitsabläufen feilen, sind besser in der Lage, sich schnell an veränderte Bedingungen anzupassen. Sie kennen meist gut die Probleme und Schwächen der bestehenden Prozesse und Strukturen. Gemeinsame Optimierungen sind ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Gute Strukturen erhöhen die Effizienz
Obwohl das gemeinsame Überarbeiten von Prozessen und Strukturen zunächst Zeit beansprucht, führt es mittelfristig zu effizienteren und reibungsloseren Abläufen. Dies spart Zeit und Ressourcen, erhöht die Produktivität und macht zufriedener. Viele Optimierungsansätze sind bereits bekannt – was fehlt, ist meist die Zeit für Beschlüsse, Planung, Kommunikation und Integration von Verbesserungen.
Wie können Führungskräfte diesen Team-Prozess leiten?
Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, den Rahmen für diesen Prozess zu schaffen. Einige Methoden, die Sie dabei unterstützen, sind zum Beispiel:
Transparente Kommunikation
Machen Sie die Ziele und vor allem den Nutzen der Neustrukturierung für alle klar und deutlich.
Unterschiedlichkeiten zulassen
Ermutigen Sie alle Teammitglieder zur Beteiligung und Mitarbeit an Kritik, Ideen, Verbesserungen, etc. – unabhängig von ihrer Rolle, ihres Alters oder Erfahrung.
Feedback-Methoden etablieren
Bieten Sie Methoden an, durch welche Ideen und Vorschläge gesammelt und, ggf. zu einem späteren Zeitpunkt, mit dem gesamten Team diskutiert werden können.
Entscheidungen gemeinsam treffen
Verwenden Sie Abstimmungen oder Konsensverfahren, um sicherzustellen, dass Entscheidungen die Unterstützung des gesamten Teams haben. Lassen Sie Ihr Team mitentscheiden – besser noch: Entscheidungen selbst treffen. Das stärkt die Selbstorganisation von Teams enorm.
Fortschritt und Zielerreichung bewusst bemerken
Bemerken Sie erreichte (Zwischen-)Ziele des Teams, äußern Sie Anerkennung und feiern Sie gemeinsam erreichte Meilensteine und Erfolge von Zeit zu Zeit. Richten Sie den Fokus möglichst häufig auf Gelingendes – nicht nur auf Fehlendes oder Ausstehendes.
Selbst machen oder moderieren lassen?
Als Führungskraft haben Sie die Möglichkeit, den Strukturierungsprozess selbst zu leiten. Alternativ dazu können Sie überlegen, sich bei der Erarbeitung der Abläufe und Strukturen professionell durch einen neutralen Moderator unterstützen lassen.
Die Frage, ob eine Führungskraft ihr Team selbst in den Optimierungsschleifen führt oder mit einem externen Coach zusammen arbeitet, stellt sich häufig. Das Vorgehen kann signifikante Auswirkungen auf Teamdynamik, Effektivität der Zusammenarbeit und die Erreichung von Zielen haben. Abhängig vom Kontext, der Stimmung und den Themen, die bearbeitet werden sollen. Daher sollten Sie vorab darüber nachdenken und abwägen, wie sie den Prozess am Besten gestalten.
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Der Vorteil einer externen Moderation
Zusätzlich zu den zahlreichen Möglichkeiten, Workshops zur Optimierung von Team-Strukturen zu gestalten, sollten Führungskräfte einen weiteren wichtigen Aspekt berücksichtigen: die Einbindung eines externen Coaches als Moderator und Berater. Diese externe Unterstützung eröffnet eine neue Ebene der Effektivität und fördert oft ein höheres Engagement im Team-Entwicklungsprozess.
Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Coach wird die Führungskraft deutlich entlastet. Sie kann sich ganz auf ihre Kernaufgaben, die inhaltliche Ausrichtung und strategischen Ziele konzentrieren, während der Coach die Moderation übernimmt und als Berater fungiert. So entsteht ein ausgewogenes Zusammenspiel, das sowohl die Qualität der Ergebnisse als auch den Entwicklungsprozess selbst positiv beeinflusst.
Neue Perspektiven und Unvoreingenommenheit
Ein externer Coach bringt eine frische, unvoreingenommene Perspektive in das Team. Diese erweiterte Sichtweise kann dabei helfen, versteckte Probleme zu identifizieren und innovative Lösungen zu entwickeln, die intern vielleicht übersehen worden wären. Die Distanz zum internen Geschehen ermöglicht es dem Coach, ohne Vorurteile oder betriebliche Blindheit zu agieren. Externe Coaches bringen eine neutrale Perspektive ein, was oft zu unvoreingenommenen Entscheidungen und Ergebnissen führt.
Förderung von Offenheit und Vertrauen
Die Anwesenheit eines externen Coaches kann auch die Atmosphäre der Offenheit und des Vertrauens fördern. Externe Coaches verfügen oft über spezielle Kenntnisse und Techniken zur Teamentwicklung und Konfliktlösung. Team-Mitglieder fühlen sich möglicherweise wohler, ihre Gedanken und Bedenken in Anwesenheit einer neutralen dritten Partei zu teilen. Dieses spezialisierte Methoden-Wissen kann besonders wertvoll sein, dem Team zu helfen, schwierige Themen anzusprechen, die ansonsten unter den Teppich gekehrt würden oder aus Angst nicht ausgesprochen werden.
Entwicklung von Führungs- und Teamkompetenzen
Externe Coaches sind oft spezialisiert auf die Entwicklung von Führungskompetenzen und Teameffektivität. Durch gezielte Workshops, Trainings und individuelle Coaching-Sessions können sie sowohl Führungskräfte als auch Team-Mitglieder darin unterstützen, ihre Kommunikationsfähigkeiten, Konfliktlösungs-Methoden und Kooperations-Fähigkeiten zu verbessern. Diese interne Kompetenz-Entwicklung ist hilfreich für die langfristige Leistungs- und Kooperationsfähigkeit des Teams.
Unterstützung bei der Implementierung und Nachhaltigkeit
Ein weiterer Vorteil der Zusammenarbeit mit einem externen Coach ist die Unterstützung bei der Implementierung der neuen Strukturen und Prozesse. Coaches können nicht nur dabei helfen, den Übergang zu steuern, sondern auch sicherstellen, dass die Veränderungen nachhaltig sind. Sie bieten Follow-up-Sitzungen und Checks an, um den Fortschritt zu überwachen und anzupassen, was die langfristige Erfolgswahrscheinlichkeit erhöht.
Zusammenfassung
Die Einbindung eines externen Coaches in den Prozess der Neustrukturierung von Team-Abläufen bringt vielfältige Vorteile mit sich. Dazu zählen die notwendige Objektivität, das Einbringen frischer Perspektiven und die Förderung einer verbesserten Team-Dynamik. Ein Coach wirkt dabei als Katalysator für Veränderungen und unterstützt die erfolgreiche Implementierung neuer Strukturen im Team. Darüber hinaus fördert er sowohl die persönliche Entwicklung von Führungskräften als auch die der Team-Mitglieder.
Der entscheidende Vorteil liegt darin, dass die Führungskraft sich stärker auf inhaltliche Themen konzentrieren kann, wenn sie die Leitung des Prozesses nicht selbst übernimmt. Die Entscheidung, mit einem externen Coach oder Moderator zusammenzuarbeiten, ist in vielen Fällen eine kluge Wahl und ein Zeichen dafür, dass die Führungskraft bereit ist, gezielt in ihr Team zu investieren und neue Wege zu gehen.
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Team-Prozesse und Strukturen in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten können:
