Die Fähigkeit von Teams, sich anzupassen und zu entwickeln, ist nicht nur wünschenswert, sondern essenziell. Speziell in Zeiten, in der sich Aufgaben, Projekte und Teams ständig wandeln. Eine Vorgehensweise, die immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist die gemeinsame Erarbeitung neuer oder verbesserter Prozesse und Strukturen innerhalb von Teams. Dieses Herangehen bietet eine Fülle von Vorteilen, von der Nutzung des Wissens aller Beteiligten, bis hin zur Förderung einer Kultur der Offenheit und Zusammenarbeit.
In diesem Blog-Beitrag betrachten wir, was die gemeinsame Gestaltung von Team-Strukturen und Ablaufprozessen so wertvoll macht.
Warum ist die gemeinsame Entwicklung von Strukturen und Prozessen so entscheidend?
Das gemeinsame Arbeiten eines Teams an seinen Prozessen und Strukturen hat enorme Vorteile. Es fördert nicht nur die Einbindung und das Engagement aller Teammitglieder, sondern führt auch zu effizienteren und effektiveren Arbeitsabläufen.
Nutzen
Förderung des Engagements und der Verantwortlichkeit
Sobald Teammitglieder in die Gestaltung von Prozessen und Strukturen einbezogen werden, fühlen sie sich verantwortlicher für deren Erfolg. Dies erhöht das Engagement und die Motivation, zum gemeinsamen Ziel beizutragen.
Nutzung kollektiver Intelligenz
Teams bestehen aus Individuen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Perspektiven. Die gemeinsame Arbeit ermöglicht es, diese Vielfalt zu nutzen, um kreative Lösungen zu finden und komplexe Probleme zu lösen. Die Schwarmintelligenz beschreibt ein Phänomen, dass Gruppen oftmals klügere Entscheidungen treffen können als Einzelpersonen, selbst wenn diese Experten sind. Durch die Einbeziehung des gesamten Teams in den Prozess der Neustrukturierung werden diverse Perspektiven und Ideen zusammengetragen, was zu innovativen Lösungen führt, die kein Einzelner hätte entwickeln können.
Vielfältige Ideen für robuste Lösungen
Jedes Teammitglied bringt seine Erfahrungen und Fachkenntnisse mit. Indem alle an der Gestaltung der neuen Teamstruktur mitwirken, wird sichergestellt, dass diese verschiedenen Stärken und Fähigkeiten optimal genutzt werden. Diese Vielfalt führt nicht nur zu einer robusten und umfassenden Lösung, sondern stärkt auch das Gefühl der Wertschätzung und Zugehörigkeit innerhalb des Teams. Eine Studie der Deloitte University hat herausgefunden, dass Teams, die aktiv Vielfalt und Inklusion fördern, produktiver und engagierter sind.
Erhöhung der Akzeptanz von Veränderungen
Veränderungen in Prozessen und Strukturen können auf Widerstand stoßen. Wenn Teammitglieder jedoch an der Entwicklung beteiligt sind, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie die Veränderungen akzeptieren und unterstützen.
Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit
Durch die gemeinsame Arbeit an Prozessen und Strukturen verbessert sich die Kommunikation innerhalb des Teams. Dies fördert ein besseres Verständnis und Vertrauen unter den Mitgliedern, was essentiell für eine effektive Zusammenarbeit ist.
Ein Gefühl für Mitverantwortung schaffen
Wenn Teammitglieder aktiv in den Entscheidungsprozess einbezogen werden, fühlen sie sich stärker für das Ergebnis verantwortlich. Diese Mitverantwortung motiviert nicht nur zu höherer Leistung, sondern fördert auch die Akzeptanz und Umsetzung der neuen Strukturen. Ein gemeinsam erarbeiteter Plan wird viel wahrscheinlicher von allen getragen und mit Energie vorangetrieben.
Steigerung von Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Teams, die gemeinsam an ihren Arbeitsabläufen feilen, sind besser in der Lage, sich schnell an veränderte Bedingungen anzupassen. Sie kennen meist gut die Probleme und Schwächen der bestehenden Prozesse und Strukturen. Gemeinsame Optimierungen sind ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Langfristige Effizienzsteigerung
Obwohl das gemeinsame Überarbeiten von Prozessen und Strukturen zunächst Zeit beansprucht, führt es mittelfristig zu effizienteren und reibungsloseren Abläufen. Dies spart Zeit und Ressourcen, erhöht die Produktivität und macht zufriedener.
Wie können Führungskräfte diesen Team-Prozess leiten?
Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, den Rahmen für diesen Prozess zu schaffen. Einige Methoden, die Sie dabei unterstützen, sind zum Beispiel:
Transparente Kommunikation
Machen Sie die Ziele und vor allem den Nutzen der Neustrukturierung für alle klar und deutlich.
Unterschiedlichkeiten zulassen
Ermutigen Sie die Beteiligung aller Teammitglieder, unabhängig von ihrer Rolle oder Erfahrung, zur Mitarbeit.
Feedback-Methoden etablieren
Bieten Sie Methoden an, durch welche Ideen gesammelt und später diskutiert werden können.
Entscheidungsfindung demokratisieren
Verwenden Sie Abstimmungen oder Konsensverfahren, um sicherzustellen, dass Entscheidungen die Unterstützung des gesamten Teams haben.
Fortschritt und Erfolge bewusst bemerken
Betrachten Sie einzelne Lösungen des Teams, äußern Sie Anerkennung und feiern Sie gemeinsam erreichte Meilensteine von Zeit zu Zeit.
Selbst machen oder moderieren lassen?
Als Führungskraft haben Sie die Möglichkeit, diesen Neu-Strukturierungsprozess selbst zu leiten. Alternativ dazu können Sie überlegen, sich bei der Erarbeitung der Abläfe und Strukturen professionell unterstützen zu lassen.
Die Frage, ob eine Führungskraft ihr Team selbst führt oder mit einem externen Coach zusammen arbeitet, kann signifikante Auswirkungen auf Teamdynamik, Effektivität der Zusammenarbeit und die Erreichung von Zielen haben. Abhängig vom Kontext und den Themen, die bearbeitet werden sollen. Daher sollten Sie zumindest gut darüber nachdenken und abwägen, wie sie den Prozess gestalten wollen.
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Der Vorteil einer externen Moderation
Neben den verschiedenen Möglichkeiten zur Gestaltung von Prozessen zur Erarbeitung optimaler Teamstrukturen gibt es einen weiteren, entscheidenden Aspekt, den Führungskräfte in Betracht ziehen sollten: Die Zusammenarbeit mit einem externen Coach als Moderator und Berater. Diese Begleitung auf Zeit kann eine neue Dimension der Effektivität und des Engagements in den Prozess der Teamentwicklung bringen.
Die Begleitung durch einen externen Coach bedeutet zugleich eine Entlastung der Führungskraft. Die Führungskraft kann sich vollständig auf Ziele, ihre Kernkompetenzen, inhaltliche Themen und Strukturen konzentrieren, während der Coach die spezifische Aufgaben der Moderation übernimmt. Daneben ist er meist auch Berater.
Neue Perspektiven und Unvoreingenommenheit
Ein externer Coach bringt eine frische, unvoreingenommene Perspektive in das Team. Diese erweiterte Sichtweise kann dabei helfen, versteckte Probleme zu identifizieren und innovative Lösungen zu entwickeln, die intern vielleicht übersehen worden wären. Die Distanz zum internen Geschehen ermöglicht es dem Coach, ohne Vorurteile oder betriebliche Blindheit zu agieren. Externe Coaches bringen eine neutrale Perspektive ein, was oft zu unvoreingenommenen Entscheidungen und Ergebnissen führt.
Förderung von Offenheit und Vertrauen
Die Anwesenheit eines externen Coaches kann auch die Atmosphäre der Offenheit und des Vertrauens fördern. Externe Coaches verfügen oft über spezielle Kenntnisse und Techniken zur Teamentwicklung und Konfliktlösung. Teammitglieder fühlen sich möglicherweise wohler, ihre Gedanken und Bedenken in Anwesenheit einer neutralen dritten Partei zu teilen. Dieses spezialisierte Methodenwissen kann besonders wertvoll sein, dem Team zu helfen, schwierige Themen anzusprechen, die ansonsten unter den Teppich gekehrt würden oder aus Angst nicht ausgesprochen werden.
Entwicklung von Führungs- und Teamkompetenzen
Externe Coaches sind oft spezialisiert auf die Entwicklung von Führungskompetenzen und Teameffektivität. Durch gezielte Workshops, Trainings und individuelle Coaching-Sessions können sie sowohl Führungskräfte als auch Teammitglieder darin unterstützen, ihre Kommunikationsfähigkeiten, Konfliktlösungsmethoden und Kooperationsfähigkeiten zu verbessern. Diese interne Kompetenzentwicklung ist hilfreich für die langfristige Leistungs- und Kooperationsfähigkeit des Teams.
Unterstützung bei der Implementierung und Nachhaltigkeit
Ein weiterer Vorteil der Zusammenarbeit mit einem externen Coach ist die Unterstützung bei der Implementierung der neuen Strukturen und Prozesse. Coaches können nicht nur dabei helfen, den Übergang zu steuern, sondern auch sicherstellen, dass die Veränderungen nachhaltig sind. Sie bieten Follow-up-Sitzungen und Checks an, um den Fortschritt zu überwachen und anzupassen, was die langfristige Erfolgswahrscheinlichkeit erhöht.
Zusammenfassung
Die Einbindung eines externen Coaches in den Prozess der Neustrukturierung von Teamabläufen bietet zahlreiche Vorteile. Sie beginnen bei der notwendigen Objektivität, dem Einbringen neuer Perspektiven und reichen bis zur Verbesserung der Teamdynamik. Ein Coach kann Katalysator für Veränderung sein, der die Implementierung neuer Strukturen im Team unterstützt. Daneben fördert er auch die Entwicklung von Führungskräften und Teammitgliedern.
Der wesentlicheste Punkt ist wohl, dass die Führungskraft viel fokussierter an inhaltlichen Themen mitarbeiten kann, wenn sie den Prozess nicht selbst leitet. Die Entscheidung, mit einem externen Coach zusammenzuarbeiten, ist in vielen Fällen klug. Und sie ist ein Zeichen für beherztes Engagement einer Führungskraft, in ihr Team zu investieren, der Offenheit und um kontinuierliche Verbesserungen für Abläufe im Team zu schaffen.
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Team-Prozesse und Strukturen in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten können:
